BrightOwl Loader Loading

Senior Project Management Coordinator BU Cardio/Renal - Teilzeit (m/w) - Germany  

Company managed [?] Still accepting applications

Posted on : 01 May 2017

Project Description

Senior Project Management Coordinator – Business Unit Cardio/Renal (m/w)
Teilzeit (60% / 24 Std./Woche)
Die Stelle ist befristet (Sachgrund) für die Dauer von drei Jahren zu besetzen

AUFGABENSTELLUNG:
Planung und Organisation von Veranstaltungen
- Anschreiben Teilnehmer, Verträge, Reiseplanung, Hotelbuchung, Abrechnung, Transparenzmeldung, etc.
- Vertragserstellung und –tracking inkl. Unterstützung bei der Einhaltung der erforderlichen gesetzlichen Regeln und Arbeitsanweisungen bei AMGEN

Abteilungsbudget
- Selbstständige Abwicklung von projektbezogenen Zahlungen
- Planung und Anpassung von Quartals-LEs und Jahresabschlüssen (in Abstimmung mit BU Head, Sales, Marketing und Finance)
- Organisation regelmäßiger Budget-Meetings innerhalb der Business Unit
- Bestellwesen und Rechnungsabwicklung

Administration
- Organisation interner Meetings (Agenda, Protokoll, Follow-up)
- Koordination, Planung und Organisation externer Termine/Tagungen/Veranstaltungen für den Business Unit Director und das Team
- Erstellung der abteilungsinternen Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Postbearbeitung, Ablage
- Reisebuchungen, Terminplanung, -verwaltung und -überwachung, Spesenbearbeitung und weitere Aufgaben im Rahmen der administrativen Unterstützung des Marketingteams und des Business Unit Directors
- Strukturierung und Pflege des Dateiverzeichnis der Abteilung inkl. des Intranetauftrittes
- Unterstützung bei der Organisation von Eintritten neuer Mitarbeiter
- Verwaltung/Beschaffung von Büromaterialien für die Abteilung
- Koordination bei Finance und Compliance-Audits

Selbstständige Führung und/oder Unterstützung diverser Projekte
- Unterstützung des Teams bei diversen Projekten einschließlich Vorbereitung von Präsentationen
- Selbständige Durchführung definierter Projektaktivitäten

Der/die Stelleninhaber/in berichtet an Director BU Marketing Cardio/Renal.

VORAUSSETZUNGEN:
Idealerweise kaufmännische Ausbildung bzw. andere adäquate Ausbildung mit mehrjähriger Erfahrung im Projekt-, Sachbearbeitungs- oder Assistenzbereich innerhalb eines dynamischen, internationalen Unternehmens, idealerweise im Pharmaumfeld
Kenntnisse in Vertragsmanagement, Budgetverwaltung und Datenverarbeitung sind wünschenswert
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Professioneller Umgang mit MS Office
Sehr gutes Zahlen- und Budgetplanungsverständnis
Zuverlässigkeit, sorgfältige und genaue Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein
Ausgeprägtes Organisationstalent, hohes Maß an Proaktivität und Eigeninitiative
Hohe Belastbarkeit und Flexibilität, Freude an Teamarbeit und cross-funktionaler Zusammenarbeit