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Gestionnaire d'archives - France  

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Posted on : 14 August 2017

Project Description

Type de contrat :
CDD
Type de poste :
Administratif
Période de validité de l'offre:
du 31/07/2017 au 15/08/2017
Liaisons fonctionnelles et hiérarchiques :

Sous la responsabilité du Chef de Pôle Gestion documentaire / Archivage et contrôle des processus et de l’archiviste
En liaison avec les prestataires des marchés liés à l’archivage
En liaison avec les directions concernées par le périmètre du pôle (directions clientes)

Fonctions principales :

Contribue à la mise en œuvre de la politique de records management, de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives conformément aux règles établies par l’archiviste et notamment :

 La gestion des archives intermédiaires soit 3000 mètres linéaires de dossiers conservés dans les locaux des archives de l’ANSM comprenant :
 La gestion (tri, conditionnement, classement, enregistrement, contrôle) des parapheurs pour versement en feuille de garde
 La gestion (tri, conditionnement, classement, enregistrement, contrôle) des dossiers ASMF
 La gestion (tri, conditionnement, classement, enregistrement, contrôle) des dossiers DM
 La prise en charge de la reprographie / numérisation des dossiers autant que nécessaire pour répondre aux besoins de consultations émanant de la DAJR, réquisitions, versement en feuille de garde de décisions à NL multiples, communications à destination du site de Vendargues etc.

 Le contrôle, la préparation et le transfert de documents /versements des dossiers produits par les 23 directions suivant le planning établi (soit près de 1000 conteneurs par an)

 Le contrôle, la préparation et le transfert de documents /versements, au fil de l’eau, des documents liés à l’évaluation du médicament notamment :
 l'archivage légal des décisions
 dossiers A (originaux)
 visas de Publicité

 Les opérations de sensibilisation des services, l’application conformément aux procédures de versement

 L’accueil du public et la communication des documents,

 la traçabilité et le suivi des demandes de communication (prêts)

 Le contrôle et suivi des opérations d’archivage électronique

 La mise à jour des bases de suivi des activités, des inventaires, des indicateurs d’activité.

 La gestion des services faits concernant les activités dont il a la charge.

Fonctions secondaires :

Participe à l’élaboration et à la mise à jour des procédures internes (modes opératoires, instructions de travail…).

Connaissances générales et spécialisées :

Baccalauréat minimum demandé
Bac+ 2 apprécié
Connaissances générales de la règlementation des archives
Connaissances des règles de classement et archivistique
Connaissance des techniques d’accueil et relation client
Connaissances de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement
Expérience dans le domaine de l’archivage ou de la gestion de dossiers

Aptitudes :

 Rigueur, méthode, grande fiabilité
 Sens de l’organisation
 Logistique
 Qualités relationnelles
 Esprit d’équipe
 Maitrise des outils informatiques
 Maitrise des techniques de gestes et postures

Poste à pourvoir en CDD jusqu'au 30/12/2017
Candidatures à adresser par mail à :
rh@ansm.sante.fr
Date limite de candidature : 15/08/2017

Catégorie :
CE3
Localisation :
Saint-Denis
Mail référent :